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Gemäss Art. 699 Abs. 2 OR muss eine Aktiengesellschaft ihre ordentliche Generalversammlung spätestens 6 Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres durchführen. Bei den meisten KMUs läuft diese 6-Monats-Frist am 30. Juni ab. Eine Generalversammlung kann nach Obligationenrecht (OR) nicht auf dem Zirkularweg erfolgen. Nun hat der Bundesrat mit Notrecht die Möglichkeit geschaffen, dass der Verwaltungsrat den Aktionären vorschreiben kann, ihre Stimmrechte an der GV (i) nur schriftlich oder elektronisch oder (ii) über Stimmrechtsvertreter auszuüben. Von dieser Kann-Vorschrift hat der Verwaltungsrat bis zum 26. April 2020 Gebrauch zu machen, dem aktuellen Geltungsbereich des Notrechts. Ob diese Frist dannzumal verlängert wird, kann man derzeit nicht sagen. Dies führt zu Planungsunsicherheit: der VR ist zur Zeit noch mit dem Abschluss per Ende 2019 beschäftigt und kann noch nicht sagen, wann die GV stattfindet – und ob dannzumal die elektronische oder schriftliche Geltendmachung der Aktionärsrechte anlässlich der GV noch zulässig ist. 

Der Verwaltungsrat hat demnach jetzt ein Zeitfenster, die GV elektronisch, also bspw. per Videokonferenz durchzuführen. In sehr übersichtlichen Verhältnissen (wo die jährliche Durchführung der GV reine Formsache ist) empfiehlt es sich für ein KMU allerdings, die GV unabhängig vom Notrecht und der Unsicherheit bezüglich Frist vom 26. April 2020 per Vollmacht vorzusehen: Danach bevollmächtigt jeder Aktionär eine bestimmte Person (je nach Statuten bspw. den VR Präsidenten, ein VR Mitglied, einen anderen Aktionären oder einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter), sich in den Abstimmungen und Wahlen so zu äussern, wie es der Vollmachtgeber vorgibt. Es ist ratsam, wenn das Protokoll der GV im Entwurf vorliegt und die Vollmacht auf diesen Entwurf Bezug nimmt (Muster von Vollmacht und GV Protokoll finden Sie [hier]). So ist gewährleistet, dass der Aktionärswillen vollumfänglich beachtet wird und die GV flexibel nach Vorliegen des Jahresabschlusses durchgeführt werden kann – dieses Rezept kann unabhängig vom Notrecht auch in normalen Zeiten umgesetzt werden.

Dr. Leonz Meyer, www.boardfinder.org

 

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