Was ist ein Verhaltenskodex («Code of Conduct»)? Wozu dient er? Braucht es ihn und wenn ja, in welcher Form? Was bedeutet ein Verhaltenskodex für das Unternehmen, die Mitarbeiter und Kunden? Wie wird ein Verhaltenskodex formuliert und eingeführt? Wie wird er durchgesetzt?
Was ist ein Verhaltenskodex («Code of Conduct»)?
Bei einem Verhaltenskodex handelt es sich um ein firmeninternes Dokument, welches die zentralen Verhaltensregeln für Mitarbeiter und Management regelt. Er stützt sich ab auf die Unternehmenswerte (wie beispielsweise Glaubwürdigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Integrität) und ist für alle Mitarbeitenden verbindlich. Er regelt im Wesentlichen wie ein Unternehmen seine kommerziellen Ziele erreichen will. Im Rahmen eines Compliance Management Systems dient er schliesslich auch als Kommunikations- und Steuerungsinstrument.
Wozu dient er?
Ein Verhaltenskodex soll den Mitarbeitenden eine klare Orientierung in ihrer täglichen Arbeit bieten. Er regelt die Konformität des unternehmerischen Handelns mit Recht und Gesetz sowie mit gesellschaftlichen, kulturellen und sozialen Normen und Werten. Oft basiert er auf übergeordneten Prinzipien wie beispielsweise dem UN Global Compact der Vereinten Nationen und/oder den OECD-Leitsätzen für multinationale Unternehmen. Vielfach bildet ein Verhaltenskodex die Grundlage für alle weiteren betrieblichen Regelungen.
Braucht es ihn und wenn ja in welcher Form?
Bei einem Verhaltenskodex handelt sich um ein Mittel der Selbstverpflichtung. Bei grösseren und multinationalen Unternehmen ist er heute die Regel. KMU tun sich oft schwer damit, weil sie den Mehrwert nicht erkennen können. Allerdings macht gerade auch für diese Unternehmensgruppe ein stufengerechter und kom-pakter Verhaltenskodex durchaus Sinn und vermag als Kompass in der rauhen See unternehmerischer Tätigkeit Halt und Orientierung zu verleihen. Darüber hinaus verlangen heute viele Unternehmen von Ihren Zulieferern, Partnern und sonstigen Leistungserbringern den Nach-weis der Existenz und Einhaltung eines Verhaltenskodexes bzw. das Eingehen der Verpflichtung, ihren eigenen Verhaltenskodex zu übernehmen.
Was bedeutet ein Verhaltenskodex für das Unternehmen, die Mitarbeiter und das Management?
Ein Verhaltenskodex macht klar, dass es nicht nur um das Erreichen der kommerziellen Ziele geht, sondern auch wie diese erreicht werden. Dies bedeutet für sämtliche Mitarbeitenden, Management und den Verwaltungsrat, dass sie sich im Rahmen ihrer täglichen Arbeit immer wieder grundlegende Fragen zu stellen haben: Ist der Geschäftsvorgang legal? Ist er moralisch vertretbar? Steht er im Einklang mit der Unternehmensvision und den Unternehmenswerten? Ist dies nicht der Fall oder bestehen Zweifel, geht es darum, das fragliche Verhalten zu hinterfragen und zusammen mit Kollegen und Vorgesetzten zu thematisieren. Ist dies nicht möglich oder liegt ein gravierender Fall eines Verstosses vor, muss die Möglichkeit einer firmeninternen, anonymen Meldung bestehen.
Wie wird ein Verhaltenskodex formuliert und eingeführt?
Ein Verhaltenskodex kann sich über 70 Seiten erstrecken oder kurz und prägnant formuliert sein. Für KMUs (und auch grössere Unternehmen…) ist weniger mehr. Es geht nicht darum, jeden erdenklichen Einzelfall zu antizipieren und regeln zu wollen, sondern darum, die wichtigsten Grundsätze festzulegen, an denen man sich im Unternehmensalltag orientieren kann. Die Einführung eines Verhaltenskodexes kann schlank und pragmatisch erfolgen, beispielsweise mit einem unternehmensweiten Kick-off und anschliessender, abteilungsweiser Vertiefung. Wichtig ist die schriftliche Zusage aller Mitarbeitenden, den Verhaltenskodex nach bestem Wissen und Gewissen einzuhalten.
Wie wird er durchgesetzt?
Der «Ton von oben» ist der Schlüssel zum Erfolg! Ein Verhaltenskodex darf von der Unternehmensleitung nicht als Alibiübung kommuniziert werden, sonst wird er als solche wahrgenommen und ist damit von Anbeginn wirkungslos, wenn nicht gar kontraproduktiv. Sodann empfehlen sich regelmässige, interne Schulungen, welche die wichtigsten Punkte herausstreichen. Einmal pro Jahr hat jede Führungskraft mit Personalverantwortung für ihren Bereich die Einhaltung des Verhaltenskodex zu bestätigen. Zentral ist, dass Verstössen mit Entschiedenheit und Fairness nachgegangen wird, ohne eine Kultur des Denunziantentums zu fördern.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder wünschen Sie Unterstützung? Kontaktieren Sie Dr. Patrick Schädler, schaedler@boardsupport.ch, 061 701 10 20
Autor: Gründer von BoardSupport Dr. Patrick Schädler
